Kako odabrati pravo ERP rješenje za svoje poduzeće?

  • Shvatite izbor poslovnog informacijskog sustava ozbiljno jer se radi o iznimno važnoj odluci svakog poduzeća. Današnja poduzeća bez pouzdanog i dobrog informacijskog sustava ne mogu biti konkurentna na tržištu. Nabava i implementacija ERP sustava je vrlo zahtjevan posao, ali ako se pravilno provede, poduzeću sigurno donosi učinkovitije, kvalitetnije i jeftinije poslovanje, veće povjerenje poslovnih partnera i bolju tržišnu poziciju. Dobro implementirani ERP postaje najbitnija infrastruktura poduzeća i neodvojivi dio njegove kulture poslovanja.Savjet je da dobro razmislite u kojoj je fazi razvoja i „zrelosti“ Vaše poduzeće i kolika je stvarna potreba za drugačijim rješenjem.
  • Nemojte nikad izabrati sustav bez detaljnih razgovora (sastanaka) i prezentacija. Iz iskustva možemo reći da je potrebno izgubiti ponekad i po nekoliko dana (za jednu opciju) kako bi se stekao cjelokupni dojam što poduzeće želi te na koji način se njegove želje mogu ispuniti
  • Zapitajte se o isplativosti informatizacije. Danas su opcije informatizacije poduzeća toliko daleko otišle da ne postoji funkcionalnost i operacija koja se u poduzeću ne može automatizirati, samo je pitanje tko će Vam ispunajvati Vaše zahtjeve i za koju cijenu i da li je automatizacija tih funkcionalnosti uopće isplativa
  • Ne zaboravite da se sustav jednom odabran teško mijenja i uvijek nailazi na otpor zaposlenika jer psihološki ljudi se osjećaju sigurnije u okolini koju poznaju
  • Kada birate sustav mislite i na svoje zaposlenike koji sigurno u obavljanju svojih poslova točno znaju što bi htjeli s novim sustavom dobiti i na koji način si olakšati poslovanje
  • Napravite listu osnovnih funkcionalnosti koje se kroz program moraju moći odraditi
  • Pokušajte razumjeti da poslovni informacijski sustav nije samo knjigovodstveni program, i nemojte ga tako doživljavati jer samo možete kasnije zažaliti odabirom osnovnog knjigovodstvenog paketa u kojem ne možete pratiti niti jednu evidenciju koju za stvarno želite pratiti. Drugim riječima, sustav bi morao biti mnogo više, morao bi biti temelj za jednostavno planiranje, kontroling upravljanje i podloga za donošenje poslovnih odluka
  • Nemojte gledati samo cijenu, već i što za tu cijenu dobijete. U današnje vrijeme nažalost je normalno da se sve uspoređuje cijenama, ali uzmite u obzir da postoje sustavi za 100 kuna i za par milijuna kuna mjesečno. Nije isto da li je sustav radio jedan inženjer ili preko par tisuća inženjera, pa isto tako nije isto i kakve oni funkcionalnosti omogućavaju.
  • Uzmite u obzir da postoje sustavi koji se mijenjaju i koji se ne mijenjaju i točno kao takvi funkcioniraju u poduzeću bez da možete uopće zatražiti ikakvu promjenu te često u ugovorima imaju klauzulu: „Program je točno takav kakav je prezentiran i ne može se mjenjati“. To čak i ne bi bio problem da se korisniku izprezentiraju sve funkcionalnosti i načini rada, ali to obično nije tako jer je to vremenski strašno zahtjevno, pa se programi plate i shvati se da uopće ne zadovoljavaju Vaš način rada. U takvim slučajevima najvjerojatnije pošto je sustav plaćen ne želite više mjenjati cijeli sustav, pa plaćate enormne cijene da se program prilagodi po Vašim zahtjevima i na kraju opet dođete na onu cijenu skupljih rješenja (samo uz puno muke i vremena)
  • Ne zaboravite da niste Vi ti koji se morate prilagođavati programu, već program Vama. Iz iskustva znamo da je prilagodba sustava potrebna u 95% slučajeva. Čak i kad informacijski sustav može podržati Vaše zahtjeve, Vi uvijek obavljajući svoju djelatnost znate kako se navedena funkcija može napraviti na bolji i brži ili jednostavno drugačiji način nego što radi netko drugi. Zato razmislite da li se želite čvrsto vezati na samo jedan način rada koji Vam program omogućava ili želite da vam se navedena funkcija doradi vašim potrebama.
  • Također razmislite koje sve druge programe koristite i koje bi ste sve sustave htjeli integrirati s svojim poslovnim informacijskim sustavom. Poduzeća često imaju potrebu za integracijom raznih sustava. Premda bi poduzeća najradije nabavila jedno jedino rješenje tipa „ključ u ruke“ koje zadovoljava sve njihove potrebe, nažalost na tržištu takvih rješenja je malo ili ih uopće nema. Zato je odabir ERP rješenja pravi izazov.
  • Pokušajte se raspitati kod poduzeća koji koriste sustav za koji ste zainteresirani.
  • Raspitajte se što to sve usluga održavanja obuhvaća. Usluga može sadržavati osim održavanja programa, novih funkcionalnosti, zakonskih promjena i druge informatičke usluge, poput instalacije aplikacija porezne uprave, internet bankarstva, raznih drugih programa (pdf čitača, mail klijenata, internet preglednika, itd.), instaliranje printera, i druge opreme, održavanje baze podataka, serverskog računala, preventivno vođenje računa o backupu podataka, radnje koje su masovne i koje možda treba unositi cijeli dan, a Vaš IT partner to kako bi vam pomogao može odraditi za par minuta, itd.  Ove usluge konkretno možda nemaju veze sa samim programom, ali sigurno nameću pitanje da li vam je takva usluga uopće potrebna ili nije. Neki korisnici znaju veliku većinu stvari sami odraditi, a oni koji ne znaju zaborave da na kraju opet i to moraju platiti.
  • Iz iskustva možemo reći da je podrška ključna karakteristika svakog sustava te pravi informacijski sustav ne može raditi bez podrške i znajte da nije istina tko god Vam kaže suprotno. Uzmite u obzir koliko poduzeće koje Vam pruža uslugu ima zaposlenika te koliko poduzeća s tim brojem zaposlenika održavaju. Nije isto održavati s 20 ljudi oko 100 poduzeća i s istim brojem ljudi oko 1000 poduzeća. Jednostavno kvaliteta usluge ne može biti ista. Nekim poduzećima je dostatna niža kvaliteta usluge jer imaju jednostavniji način poslovanja dok drugima je takva usluga nedostatna i u potrazi su za puno većom uslugom podrške i rada kako bi se procesi u poslovanju što više ubrzali i automatizirali
  • Procijenite ljude s kojima pregovarate. Mnoga poduzeća Vam obećavaju svašta, međutim teško svoja obećanja realiziraju. Ovo nije nimalo lako, ali svatko uspije dobiti određeni dojam o ljudima s kojima je razgovarao.
  • Cijenite poslovni informacijski sustav jer Vam cijela organizacija i funkcioniranje poslovanja ovise o njemu. Sustav prožima cijelo Vaše poduzeće i u doticaju je sa svim funkcijama i zaposlenicima Vašeg poduzeća pa se upitajte da li taj sustav vrijedi barem jednog Vašeg zaposlenika. Nažalost mnogi menadžeri sustav doživljavaju kao potpuno nevažnu komponentu poslovanja, pa čak i kao breme te ga kupuju kao da biraju voće u dućanu. Velika poduzeća najviše troškova ulažu u informatizaciju i nove tehnologije kako bi poslovanje što više automatizirali i omogućili  eksponencijalan rast poslovanja
  • Uložite truda u izbor jer sigurno u konačnici trud Vam garantira zadovoljstvo onime što ste odabrali.