Nadzorne knjige su poslovne knjige u kojima se, u svakoj zasebno, razvrstavaju i evidentiraju sklopljeni tekući i kapitalni poslovi s nerezidentima nastali s osnove:

• trgovine robom,
• prometa usluga,
• ostalih tekućih poslova koji obuhvaćaju: uobičajene kratko ročne bankarske i kreditne instrumente, plaćanje kamata i neto-dohotka od ostalih ulaganja, plaćanje na ime amortizacije zajmova, smanjenje vrijednosti izravnih ulaganja i raspodjelu dobiti na osnovi udjela u vlasništvu, prijenose s osnove likvidiranih šteta na temelju ugovora o osiguranju, naknade za koncesije, članarine, kazne (penale) i dr.,
• kreditnih poslova,
• izravnih ulaganja,
• ulaganja u nekretnine,
• poslova s vrijednosnim papirima na tržištu kapitala i tržištu novca te poslova s udjelima u investicijskim fondovima,
• osiguranja,
• depozitnih poslova,
• ostalog kretanja kapitala: autorske naknade (patenti, dizajn, trgovačke marke, izumi), povrati u slučaju otkaza ugovora i pogrešnih uplata, obeštećenja i slično.

Na koga se odnosi

Nadzornu knjigu dužni su voditi sljedeći rezidenti:

• pravne osobe sa sjedištem u Republici Hrvatskoj, osim njihovih podružnica u inozemstvu,
• podružnice stranih trgovačkih društava i trgovaca pojedinaca upisane u registar koji se vodi kod nadležnog tijela državne vlasti ili uprave u Republici Hrvatskoj,
• trgovci pojedinci, obrtnici i druge fizičke osobe sa sje dištem odnosno prebivalištem u Republici Hrvatskoj koje samostalnim radom obavljaju gospodarsku djelatnost za koju su registrirane.

Sadržaj nadzorne knjige

Svaka vrsta nadzorne knjige mora sadržavati sljedeće podatke:

• redni broj i datum unosa podataka,
• oznaku i datum isprave koja je osnovom za izvršenje plaćanja ili naplate (predugovor, ugovor, pismo namjere, pred račun, račun, zaključnica…),
• naziv tvrtke i zemlju sjedišta nerezidenta s kojim je sklopljen posao,
• ugovorenu vrijednost posla,
• naznaku u čije je ime i za čiji je račun sklopljen posao,
• postotak ugovorene zastupničke ili posredničke provizije,
• datum, iznos i način izvršenog plaćanja ili naplate odnosno prijenosa sredstava (instrument platnog prometa, gotovina ili drugi oblik),
• oznaku i datum odobrenja ili rješenja dobivenog od tijela državne uprave ili pravnih osoba s javnim ovlastima, sukladno odredbama Zakona o deviznom poslovanju, za sklapanje i izvršavanje poslova iz područja tekućih i kapitalnih transakcija s inozemstvom (odobrenja Hrvatske narodne banke, potvrda Ministarstva financija – Porezne uprave, odobrenja prospekta Komisije za vrijednosne papire Republike Hrvatske…),
• oznaku rednog broja i godine unosa podataka ako je posao već upisan u neku od nadzornih knjiga.

Podaci koji se unose u nadzornu knjigu zasnivaju se na ispravama o tekućim i kapitalnim transakcijama s inozemstvom.

Knjige

Vrste nadzornih knjiga:

• NK uvoza robe
• NK izvoza robe
• NK investicijskih radova u inozemstvu
• NK izravnih ulaganja
• NK poslova s vrijednosnim papirima i udjelima i IF
• NK poslova osiguranja osoba i imovine s nereziden.
• NK poslova osiguranja kredita-zajma s nereziden.
• NK depozitnih poslova rezidenta sa stranim fin.in.
• NK kreditnih poslova

Evidencija zaključaka

Nadzorna knjiga postoji kao samostalna aplikacija izvan -a, te ju je kao takvu moguće instalirati na računala. Omogućuje unos podataka u sve vrste nadzornih knjiga, te preuzimanje podataka iz -a.

Nakon odabira vrste NK iz izbornika ‘Unos podataka’ prikazuje se obrazac za unos podataka u odabranu vrstu nadzorne knjige. Moguće je upisati način ugovaranja, ugovorenu vrijednost, valutu, zemlju podrijetla robe, zemlju uvoza te prodavatelja i posrednika.

Tipkom F2 na polju ‘Broj’ otvara se pregled postojećih ugovora.

Ugovor je moguće ispisati tako da se u izborniku odabere ‘Liste i prikazi’ te se odabere vrsta ispisa (uspravno ili vodoravno).

Evidencija prometa

U donjem dijelu obrasca za unos podataka u NK nalaze se podaci o prometu. Klikom na ‘Unos prometa’ prikazuje se evidencija prometa za određeni ugovor. Tu je moguće unositi carinske deklaracije, račune i uplate. Klikom na ‘Povezivanje dokumenata’ moguće je povezati račun sa JCD ili sa uplatom.

Automatski unos

Program omogućuje prijenos računa (IRA,URA) i deklaracija iz deviznog dijela IRA i URA te uplata iz saldakontija (vrsta dokumenta – devizno plaćanje, potrebno postaviti setup)

• Odabirom ‘Prijenos dokumenata’ iz izbornika potrebno je odabrati vrstu dokumenta (ulazni računi, izlazni računi, uplate, naplata).
• Na prikazu dokumenata potrebno je označiti stavke koje je potrebno prepisati u NK te kliknuti na ‘Upis u NK’

Stavke mogu biti crvene, plave ili crne boje:

• crvena – nije upisan broj ugovora ili ugovor pod tim brojem ne postoji – potrebno je unijeti ugovor kroz ‘Unos podataka’ ili upisati broj ugovora u račun (IRA/URA) kroz 
• plava – šifra PP ne odgovara ili je dokument pod tim brojem upisan ili valuta ne odgovara – potrebno je promijeniti šifru PP/valutu na ugovoru ili na računu (IRA/URA) u -u
• crna – spremna za upis u NK

Nakon toga dokumenti se mogu vidjeti u evidenciji zaključaka (‘Unos prometa’)

Prijenos u slijedeću godinu

1. Brojevi zaključaka se nastavljaju

• Kompletan promet se prenosi u slijedeću godinu, prethodna godina se zaključava
• Promet iz prethodne godine ostaje u njoj, a u novu godinu idu samo novi zaključci

2. Brojevi zaključaka ponovno kreću od 1

• nema prijenosa