Način rada

Formiranje temeljnice URA-IRA služi za formiranje Temeljnice GKSC iz slijedećih dijelova programa:

Formiranje Temeljnica URA-IRA

• Ulazni računi
• Izlazni računi
• Komercijalno poslovanje

Da bi se temeljnica mogla formirati moraju biti zadovoljeni slijedeći uvjeti:

• Dokumenti koji se knjiže moraju biti obrađeni

Moraju biti postavljene sheme knjiženja

Priprema temeljnice

U polje ‘Do datuma’ upisuje se datum do kojeg želite sakupiti dokumente za prijenos u GKSC. Klikom na ‘Prikaz’ ili formirat će se lista dokumenata koji mogu biti knjiženi. Dokumenti sličnog tipa su obojani jednakom bojom i mogu ići na istu temeljnicu, dok dokumenti različitih boja moraju obavezno ići na odvojene temeljnice. Dokumenti mogu biti:

• ispravni – dokumenti su u ravnoteži, svi potrebni podaci su popunjeni, oni su formalno ispravni
• neispravni – Dokument nije u ravnoteži, ili nedostaju neki podaci (šifra valute na deviznom dokumentu, podatak o vezi na konto SC i sl…)

Svaki dokument se prije knjiženja može provjeriti:

Formiranje Temeljnice URA-IRA

•  Klik na ‘Obraditi’ na željenu vrstu dokumenta
• odabir opcije (svi, ispravni, neispravni)
• Pregled

Nakon što se pojavi lista dokumenata na desni klik mišem moguće su slijedeće akcije:

• Pregled knjiženja – prikaz knjiženja koje je trenutno upisano na dokumentu
• Knjiženje po sada važećoj shemi – Prikaz knjiženja kako bi izgledalo da se dokument ponovno proknjiži. Ono će biti drugačije ukoliko je u međuvremenu promijenjena shema knjiženja ili napravljena nova
• Ponovno knjiženje – Knjiženje po trenutno važećoj shemi
• Prikaz IRE / Prikaz URE – Pregled dokumenta
• Ponovi knjiženje svih dokumenata – poziva opciju ‘Ponovno knjiženje’ za svaki prikazani dokument. Opcija je korisna ukoliko ima puno dokumenata koji su pogrešno proknjiženi ili nije postojala shema za tu vrstu dokumenta.

Dokumenti bez knjiženja

Ukoliko postoje dokumenti za koje nije postojala shema knjiženja u trenutku njihove obrade, oni će biti vidljivi u dijelu ‘Dokumenti bez knjiženja’. Klikom na gumb pojavit će se lista dokumenata (ukoliko postoje). Daljnjim klikom na željeni tip dokumenata pokazat će se svi dokumenti koji iz bilo kojeg razloga nemaju formirane stavke temeljnice. Desni klik će pokazati moguće opcije jednako kao u prethodnom dijelu. Ukoliko za dokumente ne postoji shema,u desnom dijelu ekrana će se prikazati upozorenje u obliku crvenog znaka ‘X’. Shema se može složiti u bilo kojem trenutku kroz Sheme knjiženja financijskih dokumenata ili Sheme knjiženja robnih dokumenata

Blokada IRA/URA

Ukoliko neki dokumenti iz bilo kojeg razloga ne trebaju ići u Glavnu knjigu, oni se mogu privremeno zablokirati. Pri dnu ekrana nalaze se 2 gumbića:

• Blokada IRA
• Blokada UFA

Klikom na bilo koji od njih prikazat će se lista dokumenata. Dokumenti koje označite kvačicom neće ući u temeljnicu sve dok se kvačica s njih ne skine.

Knjiženje

Knjiženje

Nakon što su odabrani dokumenti od kojih će se formirati temeljnica potrebno je napraviti zadnji korak, a to je Knjiženje. Nakon što kliknete na ‘Knjiženje’ pokazat će se prozor u koji je potrebno upisati slijedeće podatke:

• Simbol GK – iz setupa aplikacije
• Broj naloga – automatska dodjela – nije potrebno upisivati
• Datum temeljnice – datum (mjesec) s kojim će dokumenti sjesti u bilancu
• Opis zbirne stavke – ukoliko se neka konta knjiže zbirno (jedna stavka na nivou temeljnice) upisani tekst će se koristiti kao opis

Klikom na knjiženje formirat će se temeljnica. Temeljnica je u ovom trenutku fomirana. Da bi sjela u bilancu potrebno ju je obraditi.